Hallituksen kokous 8.10.2003
Harmaasudet ry
Hallituksen kokous 8.10.2003 klo 18:00
paikka: Myrttitie 2 B 6
Läsnä
Johannes Leppä, pj
Tuukka Muroke
Jukka Pajarinen (poistui 8. kohdassa)
Heikki Hyppänen
Emilia Hjelm (saapui 5. kohdassa)
hallituksen ulkopuolelta
Konsta Nikkanen
Virpi Joensuu
1. Kokouksen avaaminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18:18.
2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin seuraavin muutoksin:
- lisättiin viidenneksi kohdaksi "Susilippua hakevat tapahtumat"
- vaihdettiin keskenään kohdat "budjetti" ja "kirjanpito ja tilinpäätös"
4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin.
5. Susilippua hakevat tapahtumat
Konsta Nikkanen hakee susilippua järjestämälleen, toistaiseksi
nimettömälle peliprojektille. Pääasiallisena tarpeena olisi saada
pelille tilat, joita yritetään ensisijaisesti anoa Meriharjun
nuorisotalolta. Tyyliltään larppi on histelin ja World of Darknessin
yhdistelmä; jälkimmäisen osalta kuulemma keskitytään Mageen. Pyritään
molempien hyviin puoliin ilman huonoja - pelissä ei ole ohraa eikä ns.
käkkimistä, mutta ei myöskään kivi-paperi-sakset -sääntöjä eikä nyrkki
päänpäällä huutelemista. Pelin ajankohta on alustavasti helmikuun
ensimmäinen tai toinen viikonloppu ja osallistujamäärä 40 henkeä.
Susilippu myönnettiin.
6. Kirjanpito ja tilinpäätös
Heikki Hyppänen kertoi, että kauden 2002-2003 kirjanpito ja tilinpäätös oli edellisenä päivänä toimitettu yhdistyksen tilintarkastaja Esko Arajärvelle.
Heikki selvitti hallitukselle tilinpäätöksen, joka esitellään
jäsenistölle vuosikokouksessa. Yhdistyksen tilikausi päätyi lähelle
nollaa ollen hivenen voitollinen.
7. Pankkiasiat
Valtuutettiin Heikki Hyppänen uusimaan Harmaasudet ry:n automaattikortti.
8. Budjetti
Keskustelua herättivät tulevan Juhla-Airuen budjetointi ja marppipulliin kuluva rahamäärä. Päädyttiin siihen, että uusi budjettiesitys on edellistä varovaisempi niin tulojen kuin menojenkin suhteen. Pullien suhteen päätettiin, että jatkossa marp-vastaavaa pyydetään toimittamaan rahastonhoitajalle lista päivämääristä ja leipojien nimistä kirjanpitoa varten.
Heikki Hyppänen laatii budjettiluonnoksen, jota työstetään hallituksen
sähköpostilistalla. Päätös budjetista tehdään seuraavassa hallituksen
kokouksessa.
9. Vuosikokous
Tuukka Muroke lähettää kutsut seuraavana aamuna. Heikki Hyppänen lupasi lähettää Tuukalle listaa vanhoista jäsenistä. Toimintakertomuksen laatii joko Nina Talvela tai Heikki Hyppänen, toimintasuunnitelman puolestaan Johannes Leppä. Heikki hoitaa budjettiehdotuksen, tilinpäätöksen ja taseen sekä kopioi ne kalvoille. Kokoukseen kopioitavat materiaalit pitää toimittaa Tuukalle maanantaiaamuun 20.10.2003 mennessä.
Ruoasta vastaavat Tuukka ja Virpi Joensuu. Varastolta haetaan kyniä ja
muuta tarvittavaa tavaraa. Virpi ja Heikki tuovat piirtoheitinkalvoja
ja muita toimistotarvikkeita.
10. Yhteisbileet
Organisointi vaikuttaa puuhakkaalta, vaikka lieviä kommunikointiongelmia tuntuukin olevan. Mainokset ovat jaossa. Emilia Hjelm on kysellyt avustajia yhdistyksen sähköpostilistalta.
11. Menneet tapahtumat
27.9. mietittiin tulevan vuoden toimintasuunnitelmaa.
4.10 järjestettiin vaatetalkoot, joihin osallistui kymmenkunta henkeä.
Samanlaisen tapahtuman järjestäminen ennen joulua vaikuttaa hyvältä idealta.
19.11 pidettiin Syystapahtuma Pukkisaaressa. Tapahtumaa kuvattiin
loistavaksi. Paikalla oli 19 ihmistä, mättönäytös ja riittävästi lihaa.
12. Tulevat tapahtumat
17.10 Yhteisbileet – Party on the Edge of Forever
24.10 Harmaasudet ry:n vuosikokous
8.11 Pelikokous
5.12 Yhdistyksen pikkujoulut. Virpi kyselee nuorkalta tiloja.
17.12 Taru sormusten herrasta –näytös. Organisaattorina susien puolelta
Jukka Pajarinen.
Tammikuun alussa, kenties 9-11.1: Konsta Nikkanen järjestää
puolivirallisen jäsentapahtuman, mökkihengauksen Pertunmaalla. Paikalle voi mennä useammaksikin päiväksi. Jatkossa saatetaan päästä nauttimaan kokeellisesta arkeologiasta ja työleireistä.
22.2.2004 Hiiden hirven hiihto
13. Muut esille tulevat asiat
Konsta Nikkanen kertoi tietävänsä unkarilaisen sepän, jonka tuotteita
ainakin paikallisen historianelävöittäjät kovin arvostavat. Miekkojen
hinnat olivat 120 – 150, taotun väkipuukon 30 euroa. Mikäli seppään
saadaan yhteys, yhteistilausta saatetaan miettiä.
Jäsenkysely edistyy. Paperikappaleet postitettiin Airuen mukana ja
web-versio on melkein valmis.
Heikki Hyppänen ilmoitti pistävänsä kauden hallituspöytäkirjat
yhdistyksen www-sivuille.
14. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen
Seuraava hallituksen kokous järjestetään 24.10.2003 klo 16:30
nuorisoasiankeskuksen Hietaniemen kerhohuoneistolla osoitteessa
Hietaniemenkatu 9 C, 2.krs.
15. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20:10.
© 1996-2004 Harmaasudet ry