Hallituksen kokous 18.10.2001

HARMAASUDET RY - HALLITUKSEN KOKOUS 18.10.2001

Paikka:
    Sahramaa & co.
    Kauniskuja 6 D
    01230 VANTAA

Aika:
    18.10.2001 kello 18:30

Läsnä:
    Jenni Sahramaa (pj)
    Jukka Pajarinen
    Nina Talvela
    Jukka Zitting
    Tuukka Muroke
    Juho Sarno
    Juho Lindman (saapui kohdan 5 aikana)
    Anni Tolvanen (saapui kohdan 5 aikana)

1. Kokouksen avaus

    Puheenjohtaja Jenni Sahramaa avasi kokouksen kello 18:48.

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Edellisen kokouksen pöytäkirja

    Edellisen kokouksen pöytäkirja oli vain sähköisessä muodossa eikä sitä saatu tarkastettavaksi. Pöytäkirjan hyväksyminen siirrettiin myöhemmäksi.

4. Esityslistan hyväksyminen

    Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

5. Toimintakertomus

    Nina Talvela kirjoittaa päättyneen kauden 2001 toimintakertomuksen. Kokouksen osanottajat kävivät kalenterinsa läpi varmistaen ettei mitään olennaista unohdu toimintakertomuksesta.

    Nina Talvela kirjoittaa myös ehdotuksen toimintasuunnitelmaksi. Päätettiin pohtia sitä sähköpostitse viikonlopun yli ja lähettää suunnitelma viimeistään maanantaina susilistalle julkisesti kommentoitavaksi.

6. Tilinpäätös

    Jukka Zitting esitteli kauden 2001 tilinpäätöksen. Päättyneellä kaudella yhdistys teki tappiota yhteensä noin 3500 markkaa. Odotettua suurempia menoeriä olivat Airuen postitus, hallinnon sekalaiset kulut. Myös tapahtumien järjestämisen kulut olivat suuret. Oletetuista tuloista jäätiin selvästi jälkeen esiintymispalkkioissa, joita saatiin yli 2000 markkaa budjetoitua vähemmän.

    Keskusteltiin tilinpäätöksen sisällöstä ja tekotavasta. Todettiin, että projektimuotoisten tapahtumien kuten Hallayön kirjanpidot tositteineen liitetään yhdistyksen kirjanpitoon erillisinä liitteinä.

    Tilinpäätös valmistui myöhässä aikataulustaan.

7. Budjetti

    Jukka Zitting esitteli tilinpäätöksen ja edellisen budjetin pohjalta laaditun ehdotuksen kauden 2002 budjetiksi. Keskusteltiin esityksestä ja tehtiin muutamia muutoksia rahamääriin. Pohdittiin mahdollisuutta kirjata toimialoille varattujen määrärahat suoraan budjettiin, mutta ajatuksesta luovuttiin toistaiseksi.

    Päätettiin muuttaa budjetti euromääräiseksi. Markkasummat säilytetään selventävinä lukuina.

8. Vuosikokous

    Jukka Pajarista muistutettiin hänen tehtävästään vuosikokouksen käytännön järjestelyjen hoitajana. Keskusteltiin ruokapuolen ja muiden hoidettavien asioiden yksityiskohdista.

9. Postilokero

    Jukka Zitting ei ole saanut ajettua postilokerohanketta eteenpäin sitten viime kokouksen. Päätettiin siirtää vastuu postilokeron hankkimisesta Juho Lindmanille.

10. Menneet tapahtumat

    15.-16.9. 9mm -liveroolipeli

    22.9. Jousiammuntaa ja hengausta Pukkisaaressa

    28.9. Rautakausi Vanhalla
    Sommelo ry:n tukikonsertti onnistui hyvin. Paikalla olleet kehuivat ohjelmaa. Konsertti oli ilmeisesti myös kohtalaisen tuottoisa.

    29.9. Käsityötalkoot Vaaralassa

    6.10. Purjehdus Sotkalla
    Mukana ollut Nina Talvela kehui reissua hienoksi.

    6.-7.10. Yhdistyksen esittelyä Lasipalatsissa
    Laimea esittelytilaisuus. Paikalla lauantaina myös muita alan harrastajia.

    7.10. Nuolitalkoot Pukinmäen taidetalolla
    Nuolitarpeiden puuttuessa tyydyttiin parin hengen voimin väsäilemään muuta pientä.

    10.10. Toimintasuunnitelmapalaveri

    13.10. Viikinkiajan laiva ry:n syysretki
    Itäisen Uudenmaan kierroksella oli mukana kaksi harmaasutta. Retki oli kuulemma onnistunut.

    17.10. Jousiammuntaa ja hengausta Pukkisaaressa

11. Tulevat tapahtumat

    26.10. Vuosikokous
    Jukka Pajarinen järjestämisvastuussa.

    3.11. Käsityöpäivä
    Anni Tolvanen järjestää. Päätettiin hankkia tarvikkeita yhdistyksen rahoilla. Tilaisuutta mainostetaan myös yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. Muilta kuin yhdistyksen jäseniltä perittäneen pieni tarvikemaksu.

    4.11. Pukkisaari-peli
    Pukkisaari-kampanjan aloitus.

    8.12. Domus 4

    14.12. Pikkujoulut
    Jenni Sahramaa järjestää.

    15.-16.12. Jäsentapahtuma
    Jukka Zitting järjestää.

    19.12. Taru sormusten herrasta -erikoisnäytös
    Tolkien- ja liveroolipeliseurojen yhteinen uuden elokuvan yksityisnäytös. Harmaasusille tietty kiintiö istumapaikkoja. Jenni Sahramaa toimii yhteyshenkilönä.

12. Muut asiat

    Nina Talvela sopi Viikinkiajan laiva ry:n Pasin kanssa vaihtokaupasta, jossa kolmelle tytölle tehtäviä muinaisasuja vastaan yhdistys saa kolme käsintehtyä tynnyriä. Päätettiin että yhdistys hankkii tarvittavat kankaat ja muut tarvikkeet, ja että Nina Talvela, Jenni Sahramaa ja muut halukkaat valmistavat vaaditut muinaisasut. Materiaalien hinnaksi arvioitiin yhteensä noin 600 markkaa.

    Airut 2/2001 valmistuu kunhan artikkelien kirjoittajat saavat työnsä tehtyä.

    Käsikirjaprojekti ei todennäköisesti tule etenemään painovaiheeseen kauden 2002 aikana.

13. Kokouksen päättäminen

    Jenni Sahramaa päätti kokouksen kello 21:15.

Jukka Zitting, 18.10.2001

Viimeksi muokattu: 4.4.2002