Matkanjärjestäminen eli sinne ja takaisin
Yhteiset reissut ovat varmasti yksi parhaita tapoja yhteishengen luomiseen. Onnistuneiden yhteismatkojen järjestäminen ei kuitenkaan ole aivan yksinkertaista, ja siksi ajattelin hieman kertoa omista kokemuksistani matkanjärjestäjänä. Järjestin vuoden 1997 aikana kaksi Harmaasusien käsittääkseni tuon vuoden pisintä ja merkittävintä matkaa, reissut Vinter- ja Sommareventyriin.
Ensimmäinen oli viikon pituinen reissu Norjaan Vintereventyr live-roolipeliin, jonne lähdimme yhdeksän hengen porukalla. Toinen reissu oli yhteensä puolentoista viikon matka Holman saareen mökille ja Turkuun keskiaikamarkkinoille. Tämän matkan järjestin yhdessä Nina Talvelan kanssa. Väkeä reissulla oli yhteensä yli kaksikymmentä vaikkeivät kaikki koko aikaa mukana olleetkaan.
Keskityn tässä tekstissä isompiin, vähintään noin kymmenen hengen, pidempiin matkoihin. Lyhyitä parin hengen matkoja voidaan järjestää ihan hetken mielijohteestakin, mutta isommat reissut vaativat huomattavasti enemmän paneutumista. Matka täytyy suunnitella hyvin, sillä ilman hyvää etukäteissuunnittelua on matkan toteutuminen vaakalaudalla. Pari viikkoa ennen matkaa onkin se kaikkein kiireisin ja vaativin aika matkanjärjestämisessä. Toivon näistä ohjeista ja suuntaviivoista olevan apua kaikille tuleville matkanjärjestäjille.
Esivalmistelut
Matkan suunnittelu alkaa siitä, kun keksitään jokin kohde tai muu syy matkalle. Jos kiinnostusta matkaa kohtaan tuntuu olevan riittävästi, tehdään päätös matkan järjestämisestä ja valitaan matkalle järjestäjät. Selkeät päätökset ja kunnon tiedottaminen helpottavat huomattavasti matkan järjestämistä. Matkasta kiinnostuneet ihmiset saavat näin heti järjestelyjen alussa tietää alustavista suunnitelmista ja voivat ilmoittaa kiinnostuksestaan järjestäjille. Jos myöhemmin käy sitten ilmi, ettei matkaa saadakaan järjestettyä, on järjestäjien tehtävä päätös matkan perumisesta ja tiedotettava asiasta kaikille kiinnostuneille.
Kun päätös matkalle lähtemisestä on tehty, on edessä matkan tarkempi suunnittelu. Pitää ottaa selville erilaiset matkustusvaihtoehdot, suunnitella matkan aikataulu, selvittää keitä kaikkia matkalle olisi lähdössä, laskea matkakulut, ottaa selvää yöpymis- ja ruokailumahdollisuuksista, tiedottaa järjestelyjen etenemisestä ja vastailla matkaa koskeviin kysymyksiin. Jos määränpäänä on jokin tapahtuma, niin on otettava yhteyttä tapahtuman järjestäjiin ja tiedotettava heillekin suuremman porukan saapumisesta.
Matkanjärjestäjät
Jokaiselle isommalle reissulle on hyvä valita yksi tai enintään pari järjestäjää, joiden tehtävänä on suunnitella matkan yksityiskohdat ja hoitaa matkaan liittyvät käytännön asiat. Heillä on vastuu matkan onnistumisesta. Muutkin saavat toki osallistua matkan valmisteluun järjestäjien alaisuudessa. Vastuun- ja tehtävänjaon tulee kuitenkin olla selkeä, koska muuten käy helposti niin, että joku asia jää hoitamatta kun kaikki luulevat jonkun toisen hoitavan sen. Järjestäjien täytyy lisäksi valvoa sitä, että muille annetut tehtävät tulevat myös tehdyiksi, muuten saattavat tekemättömät hommat paljastua vastaa juuri ennen matkaan lähtöä tai, mikä pahempaa, vasta matkalla.
Matkaanlähtijät
Matkasta ei tule mitään, ellei matkalle ole lähdössä ketään. Matkanjärjestäjän tärkeimpiä tehtäviä onkin huolehtia matkaanlähtijöistä. Järjestäjän täytyy huolehtia siitä, että matkasta kiinnostuneet ihmiset saavat tarpeeksi tietoa voidakseen päättää mukaanlähdöstään. Mukaan ilmoittautuneista ihmisistä on pidettävä kirjaa, ja järjestäjän on hyvä vielä varmistua siitä, että ilmoittautuneet tosiaan ovat mukaan tulossa.
Matkanjärjestäjän on syytä tehdä arvio myös siitä, mitä kaikkea matkallelähtijät tarvitsevat mukaansa ja kuinka paljon kannattaa varata rahaa matkaan. Jos mukaan on tulossa nuoria ihmisiä, kannattaa kirjoittaa matkaanlähtijöiden vanhemmille kirje, jossa kerrotaan näiden tietojen lisäksi matkasuunnitelmista ja -aikataulusta sekä järjestäjien yhteystiedot lisäkysymyksiä varten. Vanhemmille on syytä kertoa matkasta suoraan ja asiallisesti. He ovat huolissaan lapsistaan ja haluavat varmistua siitä, että matka on kunnolla järjestetty ja jonkun vastuullisen henkilön käsissä. Kannattaa erityisesti kertoa matkan ohjelmasta, aikataulusta, yöpymis- ja ruokailujärjestelyistä sekä siitä miten ja milloin voi matkalaiset saada kiinni puhelimitse. Matkakulut on hyvä esittää mahdollisimman selkeästi, ja samassa yhteydessä kannattaa vielä arvioida mahdollista ylimääräisen rahan tarvetta.
Matkustaminen
Merkittävin osa matkanjärjestämisestä on itse matkojen suunnitteleminen. Järjestäjän tulee kartoittaa mitä eri kulkuneuvoja on mahdollista käyttää ja kuinka paljon kukin vaihtoehto tulisi maksamaan.
Auto on yleensä halvin ja helpoin vaihtoehto. Sillä pääsee suhteellisen nopeasti kauas ja syrjäisiinkin paikkoihin. Auto antaa enemmän vapautta reitti- ja aikataulusuunnitelmiin kuin julkiset kulkuvälineet. Autojen käyttöä suunniteltaessa täytyy kuitenkin ottaa selvää keiden autot saadaan käyttöön ja ketkä kaikki voivat toimia kuskeina. Nämä asiat kannattaa varmistaa vielä kolmanteenkin kertaan ja silti varautua viime hetken peruutuksiin ja muihin vastoinkäymisiin.
Julkisilla liikennevälineillä kulkeminen on helppoa siinä mielessä, ettei tarvitse huolehtia siitä saadaanko kaikki varmasti mahtumaan mukaan. Ne ovat yleensä myös mukavimmat kulkuvälineet erityisesti siksi, että kaikki matkalaiset voivat matkustaa samassa ajoneuvossa. Bussilla, junalla, laivalla tai lentokoneellakin kulkeminen tulee toisaalta yleensä huomattavasti kalliimmaksi kuin autokyyti. Julkisilla kulkuvälineillä ei yleensä myöskään päästä aivan perille asti, vaan osa matkasta on silti kuljettava muulla tavoin.
Eri matkustusvaihtoehtoja voi myös yhdistellä. Varsin käyttökelpoinen yhdistelmä on se, että osa väestä matkustaa autolla ja osa bussilla. Muitakin mahdollisuuksia on. Esimerkiksi tilausbussi voisi hyvinkin tulla kyseeseen, jos on tarkoitus liikutella suurempia määriä ihmisiä.
Matkanjärjestäjän kannattaa aina yrittää pitää jokin vaihtoehtoinen matkustustapa valmiina odottamattomien vastoinkäymisten varalta. Jos ei olla täysin sidottuja yhteen ainoaan matkustustapaan, on matkan yllättävä peruuntuminen paljon epätodennäköisempää.
Perillä
Matkanjärjestäjän on syytä ajatella hieman myös ohjelmaa matkan määränpäässä. Yleensä ohjelma perillä määränpäässä on jonkun toisen suunnittelema, mutta matkanjärjestäjän on hyvä olla yhteydessä tähän tapahtumanjärjestäjään matka-aikataulun sovittamiseksi tapahtuman ohjelmaan. Monesti matkanjärjestäjä on myös enemmän vastuussa matkaporukan majoituksesta ja ruokailusta kuin tapahtumanjärjestäjä. Nämä asiat on siis hyvä suunnitella paitsi matkustus- myös perilläoloaikaa varten.
Matkan jälkeen
Ennemmin tai myöhemmin matkat sitten päättyvät ja palataan kotiin. Mitä todennäköisimmin ainakin osa asioista on mennyt suunnitelmien vastaisesti, ja järjestäjä on joutunut improvisoimaan kesken matkan. Hyvin suunniteltu matkaohjelma antaa myös mahdollisuuden kesken matkaa tehdyille muutoksille. Jos matka oli hyvin suunniteltu eikä seuruetta kohdannut kova epäonni, niin kaikki ovat todennäköisesti hyvin tyytyväisiä ja onnellisia onnistuneen matkan johdosta. Matkan tapahtumista riittää kerrottavaa vielä ainakin seuraavaan matkaan asti.
© 1996-2004 Harmaasudet ry